Většina českých vysokých škol už ombudsmanku nebo ombudsmana má. Liší se však v pojetí toho, jaké úkoly a kompetence ombudsosoba má, nebo v očekávání, kdo je na takovou pozici vhodný. Vznikla proto sada obecných doporučení pro institut ombudsosob. Příspěvek právničky a projektové manažerky z kanceláře rektorky Univerzity Karlovy Terezy Smužové.
V loňském roce jsme se tématem ombudsosob ve vysokoškolském prostředí zabývali v rámci Centralizovaného rozvojového programu (CRP) Prevence neetického jednání na akademické půdě a podpora kompetencí v péči o oběti podpořeného MŠMT, kterého se účastnily všechny české veřejné vysoké školy.
Díky tak širokému zapojení se nám podařilo jednak zmapovat současnou situaci a jednak formulovat doporučení pro vedení vysokých škol a jejich součástí, která jim pomohou se v této oblasti zorientovat, promyslet jednotlivé aspekty činnosti ombudsosob i upozornit na možná úskalí.
Poznatky vycházejí z obsahové analýzy dokumentů a webových stránek jednotlivých škol a jejich součástí, z rozhovoru s ombudsosobami v rámci fokusní skupiny a sběru dat ze zapojených vysokých škol prostřednictvím dotazníku. 
Vyjasnit očekávání a zakotvit do předpisů
Jako naprosto klíčový první krok se ukazuje především vyjasnění, co od zavedení takové pozice vedení očekává. Jaké úkoly má ombudsosoba plnit? Bude se jednat „pouze“ o řešení individuálních podnětů, nebo bude požadována i koncepční práce jako doporučení na systémové změny či vzdělávání univerzitního společenství? Jaké personální a finanční zajištění je instituce schopna a ochotna nabídnout? Jak bude nastaven vztah s vedením a dalšími orgány? Teprve po zodpovězení těchto (a mnoha dalších) otázek je možné určit, koho vlastně vysoká škola hledá a jak bude výběr probíhat. Právě s promýšlením těchto oblastí pak mohou pomoci prezentovaná doporučení.
V praxi se ombudsosoby setkávají s velmi vysokými a často protichůdnými očekáváními, a to nejen v rámci řešení individuálních podání, ale i celkové kultivace prostředí. Vedení může očekávat, že za něj ombudsosoba vyřeší nepříjemné situace, ale naopak studující a zaměstnanci mohou očekávat rychlou a pozitivní změnu ve smyslu zlepšení pracovních a studijních podmínek. Pak může mít vedení pocit, že naopak ombudsosoba vedení práci přidělává, neboť za ním chodí s novými podněty a situacemi k řešení – nicméně to je právě ukázka, že odvádí svou práci dobře a chce přispívat k vylepšování univerzitního prostředí, ne jen udržovat status quo.
Stěžejní je také zakotvení funkce do předpisů vysoké školy. Ty by měly obsahovat způsob obsazení pozice, úkoly, základní principy fungování, zasazení do organizační struktury a také nastavení spolupráce s dalšími orgány. Tato norma představuje posílení postavení, ale také právě jasně dané představy, co se od ní očekává. V současnosti bohužel asi polovina českých vysokoškolských ombudsosob takovou oporu pro své fungování nemá, u ostatních to jsou typicky opatření, směrnice, výnosy rektorky/rektora nebo děkanky/děkana, jejich obsah je však velmi různorodý. Tyto normy by také rozhodně neměly být neměnné. Po nějakém období fungování doporučujeme reflektovat dosavadní zkušenosti a předpis novelizovat.
Obsah jednotlivých doporučení
Obecně lze ombudsosoby v českém prostředí rozdělit do tří skupin. Osoby vykonávající funkci na plný nebo téměř plný úvazek; osoby vykonávající funkci vedle své standardní práce na dané škole (ať už akademické, či neakademické) nebo vedle svého studia a osoby vykonávající funkci jako externisté. Všechny tyto typy mají své výhody a nevýhody a rozhodnutí dané školy by mělo korespondovat především právě s očekáváními, která na ombudsosoby klade.
V českém prostředí se setkáváme zejména s individuálním výkonem funkce, ale na některých institucích jsou tandemy, nebo dokonce kolektivní orgány, které plní úkoly ombudsosob. Stěžejní je také rozhodnutí, zda bude jedna ombudsosoba pro celou vysoku školu nebo budou vznikat na každé součásti samostatně – pak je důležitá jejich spolupráce.
Na některých vysokých školách jsou ombudsosoby voleny (ať už pouze studujícími, nebo celou akademickou obcí), jinde jsou vybírány na základě otevřeného výběrového řízení a často také pouze stanoveny vedením. Doporučení se však věnují také tomu, kdo má mít na výběr vliv, požadavkům na kandidátky a kandidáty, neslučitelnostem nebo funkčnímu období.
Co se týče samotného výkonu funkce ombudsosoby, zabývá se soubor doporučení cílovými skupinami (tedy tím, kdo se na ombudsosobu může obracet). Ty by měly být co nejširší a vedle studentů a zaměstnanců by měly zahrnovat například i uchazeče o zaměstnání, uchazeče o studium, účastníky rigorózního řízení nebo CŽV, kteří studenty v pravém slova smyslu nejsou. Problematické jsou podněty od bývalých studujících či zaměstnanců nebo anonymní podání.
Všechny ombudsosoby v českém prostředí mají ve svých úkolech řešení individuálních podání, něco málo přes jejich polovinu má přinášet i doporučení na změny procesů či předpisů nebo vzdělávat vysokoškolskou komunitu v oblasti etiky. Důležité je, že vzhledem k nastavení českého vysokoškolského práva nemohou ombudsosoby zasahovat do rozhodování jiných orgánů týkajících se jednotlivců, nemohou tak například být dalším opravným prostředkem. Mohou přinášet pouze stanoviska či doporučení, ale o právech a povinnostech studentů rozhodují vždy správní orgány a pracovněprávní pravomoc mají rektorky/rektoři, respektive děkanky/děkani.
Ombudsosoby by měly pravidelně o své činnosti informovat akademické orgány, zejména pak vedení a akademické senáty. To je na jednu stranu příležitost pro prezentaci výsledků své práce a koncepčních doporučení, ale na druhou stranu také nástroj kontroly jejich činnosti.
Vydaná doporučení zcela jistě nepokrývají všechna témata související s fungováním ombudsosob, na to je ombudsmanská praxe až příliš široká a různorodá, při zpracování se objevovaly neustále další otázky. Určitě tak zbývá mnoho prostoru pro další spolupráci vysokých škol i samotných ombudsosob, sdílení dobrých a špatných zkušeností, zpracování společných postupů, společné vzdělávání a prozkoumávání dalších oblastí.
Celý text doporučení je dostupný zde.